Archiviazione

Infrastrutture moderne, sistemi di sicurezza di ultima generazione e figure professionali altamente qualificate, per offrirvi un servizio di archiviazione e gestione documenti personalizzato e adeguato a ogni tipo di esigenza.

 Tipologie di archivi

Archivio corrente: documenti afferenti a pratiche attive e soggetti a elevata consultazione e modifica;

• Archivio di deposito: documenti che, con il passare del tempo, vengono consultati con minore frequenza, che cessano progressivamente la loro funzione amministrativo-giuridica, ma ancora non possono considerarsi di esclusivo interesse storico;

•   Archivio storico: documenti con periodo di conservazione illimitato per l’importanza storica, consultabili solamente da personale specializzato (storici, ricercatori, studiosi).

Come operiamo

Il servizio di archiviazione prevede:

• Archiviazione fisica: attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale;

• Gestione archivi:  tutte le attività connesse al ciclo di vita del documento quali: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto e le attività di selezione e scarto della documentazione. Il nostro sistema di archiviazione garantisce la puntuale esecuzione di tutte le fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l’utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche di gestione dell’archivio.

Otto le fasi del servizio di archiviazione:

1.  Trasloco dell’archivio: la documentazione, da archiviare e trasferire nel nostro deposito, viene presa in consegna.  Per il trasferimento si utilizzano appositi contenitori-raccoglitori che preservano l’integrità fisica del materiale cartaceo. Tutta la documentazione è adeguatamente spazzolata e spolverata, con apposito macchinario, prima di giungere sullo scaffale per l’archiviazione.
2. Collocazione documentazione: nel nostro deposito dotato di sistemi di  deumidificazione, videosorveglianza e allarme perimetrale dell’intera struttura, idonea scaffalatura accoglie il materiale da archiviare.
3. Conservazione: l’archivio è ricompattato (ordinato o riordinato nelle diverse serie documentali e/o tipologie documentarie), integrando i documenti presenti sulla scaffalatura con quelli prelevati di volta in volta.
4. Prelievo periodico: i documenti prelevati, successivamente alla presa in consegna iniziale, vengono ricongiunti e ricompattati, ai precedenti, già collocati sulle nostre scaffalature.
5. Gestione delle richieste di consultazione: il servizio di gestione degli archivi  è semplicissimo e permette di accedere facilmente alle singole pratiche grazie a un sistema di indicizzazione basato su elementi descrittivi che permette un accesso rapido e immediato. È possibile accedervi sia per una semplice consultazione sia per l’integrazione di nuove pratiche e documenti. Grazie a tale sistema le pratiche archiviate sono sempre aggiornate e a disposizione del cliente. A ogni richiesta di consultazione, un nostro incaricato effettua la ricerca della pratica e la consegna al cliente secondo le modalità e i tempi concordati.
6. Consegna pratiche: su richiesta del cliente le pratiche possono essere consegnate a domicilio. Per il trasporto vengono utilizzati  idonei raccoglitori, in caso di documenti riservati vengono utilizzati dei contenitori sigillati. Qualsiasi movimentazione è appositamente registrata. Al termine della consultazione, la pratica verrà nuovamente ritirata e ricollocata sulla scaffalatura nella sua posizione d’origine.
7. Gestione dello scarto: i documenti che contengono informazioni sensibili e riservate, al raggiungimento della loro età di maturazione, devono essere distrutti attraverso una procedura che li renda inutilizzabili e che eviti la diffusione di dati protetti dalla Legge sulla Privacy. D.lgs 196 del 2003. La ditta Stella offre un metodo sicuro per la distruzione e lo smaltimento di questi documenti. Il servizio copre l’intero procedimento di distruzione, con l’eliminazione per mezzo di trinciatura dei documenti che, dietro autorizzazione scritta, procediamo a selezionare e prelevare. La distruzione avviene con procedimenti certificati, nel pieno rispetto dell’ambiente e delle normative che regolano lo smaltimento.
8. Smaltimento a norma di legge: Il materiale cartaceo prelevato e distrutto, viene:

• pressato in balle;
• conferito in discariche autorizzate allo smaltimento di carta;

Certificazioni e garanzie

Al termine dell’operazione la nostra azienda rilascia apposita documentazione in cui si attesta l’osservanza di tutte le norme vigenti e si certifica l’avvenuta distruzione dei documenti e il relativo smaltimento degli stessi con la redazione di appositi formulari ai sensi del DL 22/97.

Per salvaguardare l’integrità della struttura e degli archivi presenti vengono effettuate manutenzioni periodiche, certificate sul registro delle attrezzature antincendio ex DPR 37 del 12/01/1998 , per il buono stato di: impianti antincendio, idranti, estintori, porte tagliafuoco e manichette.